Eine Gästemappe ist ein toller persönlicher Willkommensgruß – und hilft deinen Gästen dabei, sich schnell in deiner Unterkunft sowie in deren Umgebung zurechtzufinden. Ob digital oder klassisch in Papierform: Eine durchdachte Gästemappe kann den Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Aufenthalt ausmachen. Wir erklären dir, wie’s geht – und liefern dir zum Schluss eine kostenlose Gästemappe-Vorlage auf Deutsch und Englisch zum Download!
Warum eine Gästemappe wichtig ist
Nach einer langen Anreise möchten Gäste vor allem eines: stressfrei ankommen. Eine Gästemappe nimmt ihnen direkt viele Fragen ab – etwa zu WLAN, Mülltrennung oder Heizung – und zeigt, dass du als Gastgeber mitdenkst. Sie spart dir außerdem Zeit, weil du weniger Rückfragen beantworten musst, und trägt zu besseren Bewertungen bei. Wir empfehlen, eine mehrsprachige Gästemappe anzubieten und die Infos mindestens auch auf Englisch zur Verfügung zu stellen.
Inhalte einer Gästemappe für Ferienwohnungen
Damit deine Gästemappe wirklich hilfreich ist, sollte sie klar strukturiert, übersichtlich und aktuell sein. Folgende Punkte gehören unbedingt rein:
- Willkommensgruß: Ein kurzer, persönlicher Text wirkt sympathisch und zeigt, dass du dich auf deine Gäste freust. Ein freundliches „Willkommen in der Villa Bergblick“ wirkt gleich ganz anders als nur „Liebe Gäste“.
- Wichtige Informationen zur Unterkunft: Hier gehören alle Basics hin: Infos zu WLAN-Zugang, Heizung, Mülltrennung, Parkplatz, Notrufnummern oder auch Infos zum Umgang mit Geräten wie Geschirrspüler oder Kamin. Verwende klare Überschriften, z. B. „WLAN & Internet“ oder „Müllentsorgung“.
- An- und Abreiseinfos: Erkläre, wie Check-in und Check-out ablaufen, wo Gäste den Schlüssel finden oder abgeben, und ob es Besonderheiten bei der Abreise gibt (z. B. Müll entsorgen, Fenster schließen, Heizung ausschalten).
- Hausordnung & Verhaltensregeln: Die Hausordnung ist ein fester Bestandteil der Gästemappe. Sie fasst alle wichtigen Regeln zusammen – etwa zu Ruhezeiten, Haustieren, Rauchen, Mülltrennung oder Nutzung der Ausstattung – und sorgt für Klarheit im Umgang miteinander. Mehr dazu findest du in unserem Artikel Hausordnung für deine Ferienwohnung.
- Tipps zur Umgebung: Gäste freuen sich über Empfehlungen aus erster Hand: Wo gibt’s den besten Bäcker, den schönsten Aussichtspunkt oder das gemütlichste Restaurant? Ergänze auch praktische Infos – etwa zur nächsten Apotheke, Tankstelle oder Bushaltestelle.
- Notfall- und Servicenummern: Polizei, Feuerwehr, ärztlicher Bereitschaftsdienst, nächste Apotheke – all das sollte auf einen Blick verfügbar sein. Auch deine eigene Erreichbarkeit bzw. die eines Stellvertreters darf nicht fehlen.
- Feedback & Bewertungen: Weise freundlich darauf hin, dass du dich über Rückmeldungen freust. Ein QR-Code oder Link zur Bewertungsseite funktioniert oft besser als ein langer Hinweistext.
- Besonderheiten deiner Unterkunft: Hat dein Haus eine Sauna, einen Kamin oder ein E-Bike-Ladegerät? Erkläre kurz, wie man diese Dinge sicher nutzt.
Digitale Gästemappe - modern und praktisch
Immer mehr Gastgeber setzen auf eine digitale Gästemappe. Sie funktioniert per Link, QR-Code oder App und bietet viele Vorteile:
- Informationen sind jederzeit aktuell, auch bei kurzfristigen Änderungen
- Gäste können sie ggfs. schon vor der Anreise öffnen
- Du sparst Papier
- Du kannst Bilder, Videos oder Karten integrieren
- Wenn du eine digitale Gästemappe nutzt, achte auf einfache Bedienung – und darauf, dass sie auch offline funktioniert, falls mal das WLAN schwächeln sollte.
Analog oder digitale Gästemappe - was passt besser?
Beide Varianten haben ihre Vorteile. Eine klassische Mappe auf dem Tisch wirkt persönlicher und ist sofort greifbar. Die digitale Version punktet mit Aktualität und Multimedia-Inhalten. Ideal ist eine Kombination: Eine gedruckte Kurzübersicht in der Unterkunft plus digitale Details per QR-Code.
So bleibt deine Gästemappe aktuell
Plane regelmäßige Updates ein – etwa zu Saisonbeginn. Nichts wirkt unprofessioneller als alte Telefonnummern oder geschlossene Restaurants. Wenn du möchtest, kannst du deine Gästemappe mit saisonalen Empfehlungen oder einem persönlichen Gruß anpassen.Fazit
Eine gute Gästemappe ist weit mehr als nur ein Ordner mit Informationen. Sie zeigt deinen Gästen, dass du dich kümmerst – und sorgt für einen reibungslosen Aufenthalt. Egal ob digital oder auf Papier: Sie ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Mittel, um den Service deiner Ferienunterkunft aufzuwerten.
Mustervorlage Gästemappe Ferienwohnung
Damit du so wenig Aufwand wie möglich hast, haben wir dir eine kostenlose Vorlage für eine Gästemappe auf Deutsch und Englisch erstellt, die du individuell anpassen kannst. Einfach die entsprechenden Angaben ergänzen, ausdrucken oder digital zur Verfügung stellen. So wird der Aufenthalt deiner Gäste zum vollen Erfolg!
Hinweis: Einige Punkte in dieser Gästemappe-Vorlage sind auch in unserer Hausordnungs-Vorlage im Artikel So erstellst du die perfekte Hausordnung für deine Ferienunterkunft abgedeckt. Es bleibt dir überlassen, wie ausführlich die Punkte in der Gästemappe und der Hausordnung jeweils sein sollen. Du kannst die einzelnen Abschnitte jeweils individuell anpassen oder natürlich auch löschen.
