Vi è mai capitato che la comunicazione con i vostri ospiti non funzioni correttamente e che si creino dei malintesi? Questo è frustrante sia per voi che per i vostri ospiti. Ma potete facilmente evitare queste situazioni scegliendo fin dall'inizio la giusta strategia di comunicazione, che è alla base del successo di una locazione. Ogni interazione, sia di persona che per iscritto, modella l'immagine che i vostri ospiti hanno di voi e della vostra struttura. La scelta delle parole, del comportamento e delle forme di comunicazione può fare la differenza tra un'esperienza di vacanza media e una indimenticabile. In questo articolo vi spieghiamo come comunicare sempre in modo tale che i vostri ospiti si sentano a proprio agio e siano felici di tornare!
Anche prima dell'arrivo: La comunicazione attraverso la vostra presenza online
Una comunicazione di successo come albergatore inizia prima ancora che gli ospiti abbiano prenotato il vostro alloggio. Una presenza online ben studiata e promettente crea una prima impressione positiva nei confronti dei potenziali ospiti e favorisce la loro decisione di prenotare il vostro alloggio. Un approccio strategico alla presentazione è quindi essenziale. Comunicate le caratteristiche della vostra struttura in modo chiaro ed esaustivo, ma senza sovraccaricare completamente la descrizione: in questo caso è necessario il tatto. Non sapete come affrontare la descrizione della vostra struttura? Non c'è problema, qui abbiamo raccolto alcuni consigli specifici per voi.
Anche le foto sono una parte importante della comunicazione: dopo tutto, un'immagine vale più di mille parole. Non importa quanto sia bella la vostra casa o appartamento per vacanze, non verrà prenotata con delle brutte foto! Assicuratevi quindi di enfatizzare i vantaggi del vostro alloggio non solo esplicitamente nel testo, ma anche visivamente attraverso le foto, e con immagini di alta qualità. Per saperne di più, consultate la nostra guida alle foto perfette dell'immobile.
La lingua
La barriera linguistica è un aspetto importante, soprattutto se avete spesso ospiti internazionali. Assicuratevi di fornire tutte le informazioni scritte - dalla descrizione della proprietà alla cartella degli ospiti - non solo in tedesco, ma anche almeno in inglese e idealmente in altre lingue. È facile farlo con strumenti di traduzione online come DeepL o Google Translate. L'ideale sarebbe anche salutare gli ospiti stranieri nella loro lingua madre. Memorizzare qualche parola amichevole è sufficiente per fare una prima impressione positiva. Questo dimostra l'apprezzamento e l'impegno a stabilire un buon rapporto con gli ospiti.
Fornire informazioni prima dell'arrivo
Una volta che i vostri ospiti hanno scelto la vostra struttura ricettiva, è importante che ricevano tutte le informazioni pertinenti in tempo utile. In questo modo non rimarranno senza risposta le domande sul soggiorno previsto e gli ospiti non vedranno l'ora di arrivare. Se siete registrati su atraveo by e-domizil, non dovete preoccuparvi di questo punto: Inserite le informazioni sull'arrivo del vostro alloggio nell'area riservata al locatore e noi le invieremo tempestivamente ai vostri ospiti. Assicuratevi che le informazioni fornite siano facili da capire e sempre aggiornate. Indicazioni chiare e altre informazioni contribuiranno a garantire un viaggio senza intoppi.
Accogliere gli ospiti
La prima impressione conta, quindi l'accoglienza è particolarmente importante. La preparazione ottimale comprende naturalmente la memorizzazione dei nomi degli ospiti. Se possibile, salutate personalmente i vostri ospiti. Il "faccia a faccia" è il modo migliore per rispondere alle domande e, se necessario, per mostrare o spiegare i dettagli dell'alloggio. Se non potete essere presenti personalmente, assicuratevi che il check-in si svolga senza problemi anche senza di voi. Inviate un sostituto su cui potete contare o organizzate una consegna delle chiavi senza contatto: in questo caso, in particolare, è importante trasmettere le informazioni agli ospiti prima del loro arrivo.
Il vostro aspetto
Un aspetto professionale e curato crea fiducia e dimostra che prendete sul serio il vostro ruolo di padroni di casa. Trattate sempre i vostri ospiti da pari a pari e cercate di mantenere sempre un tono educato, anche se i vostri ospiti hanno qualcosa da criticare o se sorgono divergenze di opinione. Dopotutto, non per niente "l'ospite è il re"!
Fornite materiale informativo nell'alloggio
Preparate una cartellina per gli ospiti che contenga tutte le informazioni rilevanti per il soggiorno dei vostri ospiti. Dovreste sempre includere i vostri recapiti e i contatti di emergenza. Gli ospiti si aspettano una comunicazione veloce e affidabile durante la loro vacanza. Pertanto, assicuratevi che i vostri recapiti siano ben visibili e sempre aggiornati.
Pensate a cos'altro potrebbe essere interessante per i vostri ospiti, ad esempio informazioni aggiuntive sull'alloggio, sulla zona circostante, consigli su ristoranti o luoghi di interesse locali. Utilizzate le vostre informazioni per dare ai vostri ospiti consigli e suggerimenti preziosi: ve ne saranno grati. Ricordate di posizionare in modo ben visibile anche l'accesso Wi-Fi. Se necessario, fornite anche le istruzioni per l'uso dei dispositivi presenti nell'alloggio. Può anche essere utile redigere un regolamento della casa, da esporre nell'alloggio insieme alla cartella degli ospiti. In questo caso, è meglio fare riferimento al regolamento a voce quando si accolgono gli ospiti.
Trasparenza e informazioni chiare
Una comunicazione onesta e aperta è fondamentale per un'esperienza positiva in un alloggio per vacanze. Fornite sempre ai vostri ospiti informazioni chiare e veritiere sull'alloggio, sulle strutture, sulla posizione e su eventuali caratteristiche speciali. La realtà dovrebbe corrispondere alle aspettative dell'ospite create dalla presentazione della struttura, o al massimo superarle con piccole sorprese positive. Fornite istruzioni chiare sul check-in, sull'uso dei servizi e sulla partenza. Dovete essere sempre disponibili a rispondere alle domande e a dare consigli.
Raccogliere e rispondere ai feedback
Prima della partenza, chiedete ai vostri ospiti se si sono trovati bene nella vostra struttura e incoraggiateli a dare un feedback, che sia un elogio o una critica costruttiva. Prendetevi del tempo per valutare i commenti e rispondete di conseguenza. Questo dimostra ai vostri ospiti che la loro opinione è presa sul serio. Inoltre, imparerete da eventuali errori e potrete migliorare.
Conclusione
La comunicazione con i vostri ospiti è fondamentale per il vostro successo. Dal primo contatto alla partenza, è importante essere trasparenti, disponibili e personali. Grazie a un'attenta pianificazione e preparazione, potete fare in modo che i vostri ospiti si sentano benvenuti e si godano appieno il loro soggiorno. Soddisfacendo le loro esigenze, fornendo raccomandazioni locali e incoraggiando una cultura del feedback aperta, potrete creare un'esperienza positiva per i vostri ospiti e quindi affittare con successo.
