Meldeschein für deine Ferienwohnung

Wenn du eine Unterkunft vermietest, hast du bestimmt schon von der Meldepflicht für Ferienwohnungen gehört. Spätestens bei der ersten Buchung stellt sich die Frage: Muss ich von meinen Gästen einen Meldeschein ausfüllen lassen? Was schreibt das Bundesmeldegesetz genau vor? In diesem Leitfaden klären wir alle wichtigen Fragen rund um das Thema Meldeschein – kompakt, verständlich und direkt umsetzbar.

Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel beschreibt die Regelung für Ferienunterkünfte in Deutschland. Bitte beachte, dass es in anderen Ländern andere Regelungen gibt. 

In diesem Artikel erfährst du:

• Die rechtliche Grundlage der Meldepflicht für Ferienwohnungen gemäß Bundesmeldegesetz (BMG)
• Wesentliche Änderungen im BMG seit dem 1. Januar 2025
• Welche Daten auf einem Meldeschein für Ferienwohnungen erforderlich sind
• Wo und bis wann du die gemeldeten Daten an die Meldebehörde übermitteln musst
• Wie du den Meldeschein ausfüllen lässt
• Die Aufbewahrungs- und Löschfristen für Meldedaten

Warum ist der Meldeschein für deine Ferienwohnung wichtig? 

Ein Meldeschein für Aufenthalte in einer Ferienwohnung oder einem Ferienhaus ist ein Formular, das jeder Gast beim Einchecken ausfüllen muss. Er dient der Registrierung der Personen, die bei dir übernachten, und liefert der örtlichen Meldebehörde wichtige Informationen über Aufenthalte. Diese Meldepflicht ist mehr als lästige Bürokratie – sie dient der Sicherheit sowie statistischen Erhebung und ermöglicht den Kommunen die Erfassung von Gästedaten für Tourismusabgaben. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet das Bundesmeldegesetz und hier insbesondere die Paragrafen 29 (BMG) und 30 (BMG), die die Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe regeln.

Rechtliche Grundlage: Das Bundesmeldegesetz (BMG) 

Seit dem Inkrafttreten des Bundesmeldegesetzes (BMG) im November 2015 existiert in Deutschland eine bundeseinheitliche Regelung zur Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe, worunter auch Ferienwohnungen und -häuser fallen. Das bedeutet: Egal, in welchem Bundesland du vermietest – die Bestimmungen für den Meldeschein und die Meldepflicht sind überall dieselben.

Im § 29 BMG ist festgelegt, dass Beherbergungsbetriebe von den Gästen bei Anreise einen sogenannten „besonderen Meldeschein“ ausfüllen lassen müssen. In § 30 BMG ist zudem festgelegt, dass bei Anreise die Vorlage eines gültigen Passes oder Passersatzes erforderlich ist und welche Daten über den Meldeschein erfasst werden müssen.

Wichtige Änderung im BMG seit 1. Januar 2025

Der Bund hat im Rahmen des Bürokratieabbaus jedoch beschlossen, die besondere Meldepflicht für deutsche Staatsangehörige in inländischen Beherbergungsbetrieben abzuschaffen. Das bedeutet: 

• Für deutsche Gäste entfällt seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht, einen Meldeschein handschriftlich oder digital auszufüllen. Stattdessen reicht in der Regel die Erfassung bzw. Speicherung von Name und Anschrift des Gastes durch dich – eine gesonderte Erfassung in Papierform durch die Gäste selbst ist nicht mehr notwendig. Der klassische Meldeschein entfällt also für inländische Gäste.
• Für ausländische Gäste bleibt dagegen alles beim Alten: Sie müssen weiterhin am Anreisetag einen besonderen Meldeschein ausfüllen und unterschreiben und sich durch Vorlage eines gültigen Reisepasses oder Passersatzes ausweisen. Einen Unterschied zwischen EU- und Nicht-EU-Bürgerinnen und -Bürgern gibt es nicht – der Meldeschein muss von jedem ausländischen Gast ausgefüllt werden.

Für dich als Ferienwohnungs-Vermieter bedeutet dies: Statt von allen Gästen aufwändig Meldescheine ausfüllen zu lassen, benötigst du nur noch bei ausländischen Gästen das vollständige Formular. Deutsche Urlauber werden ausschließlich im Rahmen deiner Buchungsdaten erfasst.  

Wichtig: Auch wenn deutsche Gäste keinen Meldeschein mehr ausfüllen müssen, bist du weiterhin verpflichtet, ihre Daten vollständig zu erfassen, sofern du Kur- oder Fremdenverkehrsabgaben erhebst. Viele Kommunen fordern dafür zusätzliche Angaben, etwa bzgl. des Reisezwecks oder der Personenzahl. Informiere dich deshalb unbedingt über die örtliche Kurtaxe-Satzung. Mehr dazu findest du in unserem Artikel Was du über die Kurtaxe wissen solltest.

Welche Angaben muss ein Meldeschein Ferienwohnung enthalten?

Wir empfehlen dir, in deinem Meldeschein die folgenden Angaben zu machen:

Angaben zu dir und zur Unterkunft

• Dein voller Name
• Name deiner Ferienunterkunft
• Anschrift deiner Ferienunterkunft
• Ggf. deine Telefonnummer und/oder E-Mail für Rückfragen seitens der Behörden

Angaben zum Gast

• Voller Name
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift des Hauptwohnsitzes (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land)   
• Reisepass- oder Personalausweisnummer
• Anreise- und Abreisedatum
• Anzahl der mitreisenden Erwachsenen sowie Kinder
• Unterschrift des Gastes
  
  
  

Manche Kommunen fordern über das BMG hinausgehende Angaben (z. B. Anlass der Reise), wenn sie diese für Tourismusstatistiken benötigen.
Für ausländische Gäste ist es zudem sinnvoll, den Meldeschein nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf Englisch anzubieten.
Besonders nützlich ist auch eine kurze Erklärung, wie z. B.: „Lieber Gast, bitte füllen Sie diesen Meldeschein vollständig aus. Gemäß Bundesmeldegesetz §§ 29 ff. sind wir dazu verpflichtet, diese Angaben zu erheben.“ So wissen Gäste direkt, warum sie diese Angaben machen müssen. Achte außerdem darauf, dass der Meldebogen klar strukturiert ist und alle Pflichtfelder deutlich erkennbar sind. Hinweise wie „Bitte in BLOCKSCHRIFT schreiben“ oder eine Vorlage für das Datum als „TT.MM.JJJJ“ helfen dabei, gut leserliche Meldescheine zu erhalten.

Kostenloser Download Muster-Meldeschein Ferienwohnung 

Hier haben wir für dich eine kostenlose Vorlage für einen Meldeschein erstellt, die du gerne verwenden und ggfs. noch individuell anpassen kannst:

Viele Vermieter setzen zudem mittlerweile auf eine digitale Erfassung – entweder über ein bereit gestelltes Tablet im Rahmen des Check-ins oder vorab durch zertifizierte Softwarelösungen, bei denen man den Gästen schon vor der Anreise einen Link zu einem entsprechenden Online-Formular zukommen lässt. Die Vorteile hierbei:

• Fehlerreduktion (vordefinierte Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfung)
• Automatische Übertragung an die Meldebehörde (E-Meldung)
• Schnellere Archivierung (nicht erst abtippen und abheften)

Sprich uns gerne an, wenn du Beratung zu geeigneten Softwarelösungen benötigst!

So lässt du den Meldeschein optimal ausfüllen

Informiere deine Gäste am besten bereits vorab, dass sie bei Ankunft einen gültigen Personalausweis oder Reisepass (nur für ausländische Gäste) benötigen und einen Meldeschein ausfüllen müssen. Tipp: Spare Zeit, indem du die Daten, die dir bereits vorliegen, vorab ausfüllst und die Gäste den Meldeschein nur noch ergänzen und unterschreiben lässt.

Integriere das Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins am besten in deinen Check-in-Ablauf zusammen mit den weiteren Formalitäten (z. B. Kautionsübergabe, Schlüsselübergabe). In unserem Artikel zum Check-in & Check-out findest du übrigens weitere hilfreiche Tipps, wie du den gesamten Ablauf effizient gestaltest und sich deine Gäste willkommen fühlen.

Datenübermittlung Meldeschein Ferienwohnung: Wo, wie und bis wann melden?

Nach dem Ausfüllen des Meldescheins hast du als Vermieter die Pflicht, die gesammelten Daten an die zuständige Meldebehörde (Einwohnermeldeamt bzw. zentrale Landesstelle) weiterzuleiten. Seit 2025 gilt:

• Bei ausländischen Gästen muss die Meldung weiterhin unverzüglich, spätestens bis zum dritten Werktag nach Ankunft, eingegangen sein
• Für deutsche Gäste entfällt seit dem 1. Januar 2025 die Übermittlungspflicht, sofern du keine kommunalen Abgaben leisten musst.

Sonderfall: Kurtaxe und Gästebeiträge

In Kur- oder Erholungsorten ist teilweise eine besondere Meldepflicht zum Zweck der Abgabenerhebung vorgeschrieben. Selbst wenn deutsche Gäste keinen klassischen Meldeschein mehr ausfüllen müssen, kann es sein, dass du trotzdem bestimmte Daten (z. B. Aufenthaltsdauer, Reisezweck) für die Abrechnung der Kurtaxe erheben musst. Prüfe daher unbedingt deine örtliche Kurtaxe-Satzung!

Aufbewahrungs- und Löschfristen des Ferienwohnung-Meldescheins

Für die Meldedaten, die du erhebst, gilt gemäß § 29 Abs. 2 BMG eine Aufbewahrungspflicht von zwölf Monaten. Nach Ablauf eines Jahres müssen die Papierformulare und/oder digital gespeicherten Dateien vernichtet bzw. gelöscht werden. Beachte hierbei unbedingt auch die Löschfrist, denn spätestens nach weiteren drei Monaten nach Ende der Aufbewahrungsfrist ist eine endgültige Löschung verpflichtend! Achte daher darauf, interne Prozesse zu etablieren (z. B. Erinnerungen im Kalender oder automatisierte Löschfristen in digitalen Systemen), damit du diese Fristen nicht verpasst.

Beachte bei Meldescheinen in Papierform zudem unbedingt die ordnungsgemäße Vernichtung gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Personenbezogene Daten müssen sicher und nachhaltig gelöscht bzw. vernichtet werden. Wirf die Meldescheine auf keinen Fall einfach in den Müll, sondern schreddere/zerkleinere sie datenschutzkonform.

FAQ zum Meldeschein Ferienwohnung

1. Muss ich auch für meine deutschen Gäste eine Meldebestätigung aufbewahren?

Nein. Am 1. Januar 2025 ist die Pflicht entfallen, deutsche Gäste auf einem besonderen Meldeschein zu erfassen. Die Buchungsdaten, die du ohnehin hast (z. B. Name, Anschrift, An-/Abreisedaten) genügen in der Regel für statistische Zwecke. Wenn du im Kurort ansässig bist und Kurtaxe erhebst, kann deine Gemeinde jedoch weiterhin verlangen, dass du bestimmte Daten aller Gäste (auch deutsche) erfasst. Schau am besten in die örtliche Satzung – dort findest du detaillierte Vorgehensweisen.

2. Welche Strafen drohen bei Nicht-Meldung?

Bei Verstößen gegen die Meldepflicht können Bußgelder verhängt werden. Diese variieren je nach Bundesland und können in Einzelfällen bis zu mehreren Hundert Euro pro fehlende Meldung betragen. Insbesondere bei ausländischen Gästen solltest du unbedingt darauf achten, dass der Meldeschein korrekt geführt und rechtzeitig weitergeleitet wird.

3. Sind digitale Meldescheine rechtssicher?

Ja. Seit 2017 erlaubt das BMG, Meldescheine elektronisch zu erfassen. Voraussetzung ist, dass die gespeicherten Daten unverändert, vollständig und in chronologischer Reihenfolge aufbewahrt werden. Achte darauf, eine zertifizierte Software oder das kommunale Portal zu nutzen, das direkt von der Meldebehörde freigegeben ist. 

4. Was tue ich, wenn Gäste sich weigern, den Meldeschein auszufüllen oder zu unterschreiben?

Informiere den Gast über die Meldepflicht und verweise auf das Bundesmeldegesetz Ferienwohnung (§ 29 BMG). Betone, dass du als Gastgeber gesetzlich dazu verpflichtet bist, die Daten zu erheben – bei Nicht-Einhaltung drohen Bußgelder (je nach Kommune bis zu mehreren Hundert Euro). Viele Gäste verstehen es besser, wenn sie wissen, dass es nicht nur deine „Hausregel“, sondern eine staatliche Vorschrift ist.

Falls ein Gast trotzdem partout nicht unterschreiben möchte, kannst du zumindest eine Kopie des Ausweisdokuments anfertigen und die wesentlichen Daten (Name, Anschrift, Geburtsdatum) notieren. Eine Unterschrift ist zwar im Normalfall Pflicht, aber im Falle einer Rückmeldung durch die Behörden kannst du zumindest belegen, dass du dein Bestes gegeben hast, um deiner Meldepflicht nachzukommen. Vermerke zudem auf dem Meldeschein, dass sich der Gast geweigert hat, zu unterschreiben.

Ist der Gast auch nicht bereit, seinen Ausweis fotografieren oder kopieren zu lassen, notiere dennoch alle Daten, die du bei der Buchung erhalten hast, auf dem Meldeschein und vermerke, dass der Gast nicht bereit war, weiterführende Informationen anzugeben.

Fazit

Der Meldeschein Ferienwohnung ist nach wie vor ein zentrales Thema für Vermieter – besonders für alle, die auch Gäste aus dem Ausland beherbergen. Seit dem 1. Januar 2025 profitierst du jedoch von einer merklichen Entlastung, denn deutsche Staatsangehörige müssen keinen klassischen Meldeschein mehr ausfüllen. Dennoch bist du weiterhin verpflichtet, korrekte Daten zu erheben und fristgerecht an die Meldebehörde zu übertragen. Achte darauf, deine Prozesse (digital oder analog) so zu gestalten, dass du sowohl rechtlich auf der sicheren Seite bist als auch deinen Gästen einen reibungslosen und freundlichen Empfang bietest.

Dich interessiert, wie du deine Ferienwohnung rechtssicher vermietest? Dann schau dir am besten gleich auch unsere Artikel zum Rundfunkbeitrag Ferienwohnung und zu den GEMA-Gebühren bei Ferienwohnungen an.