Hast du schon einmal erlebt, dass die Kommunikation mit deinen Gästen nicht richtig funktioniert und Missverständnisse entstehen? Das ist sowohl für dich als auch für deine Gäste frustrierend. Doch solche Situationen kannst du ganz leicht vermeiden, indem du von Anfang an die richtige Kommunikationsstrategie wählst, denn diese ist das Herzstück des erfolgreichen Vermietens. Jede Interaktion, sei sie persönlich oder schriftlich, formt das Bild, das deine Gäste von dir und deiner Unterkunft haben. Deine Wortwahl, dein Auftreten sowie die Formen der Kommunikation können den Unterschied zwischen einer durchschnittlichen und einer unvergesslichen Ferienerfahrung ausmachen. Wie du stets so kommunizierst, dass deine Gäste sich rundum wohl fühlen und gern wiederkommen, erklären wir dir in diesem Artikel!
Noch vor Anreise: Kommunikation über deine Online-Präsenz
Eine erfolgreiche Kommunikation als Gastgeber einer Ferienunterkunft beginnt schon, bevor die Gäste deine Unterkunft überhaupt gebucht haben. Eine gut durchdachte und vielversprechende Online-Präsenz erzeugt einen positiven ersten Eindruck bei potenziellen Gästen und begünstigt deren Entscheidung für deine Unterkunft. Eine strategische Herangehensweise an die Präsentation ist also essentiell. Kommuniziere die Merkmale deiner Unterkunft deutlich und umfassend, ohne jedoch die Beschreibung komplett zu überladen – hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Du weißt nicht so recht, wie du deine Objektbeschreibung angehen sollst? Kein Problem, konkrete Tipps haben wir hier für dich zusammengestellt.
Auch Fotos sind ein wichtiger Teil der Kommunikation – schließlich sagt ein Bild bekanntlich mehr als tausend Worte. Dein Ferienhaus oder deine Ferienwohnung kann noch so schön sein, mit schlechten Bildern wird sie nicht gebucht! Achte also darauf, die Vorzüge deiner Unterkunft nicht explizit im Text, sondern auch visuell durch deine Fotos hervorzuheben, und zwar in hoher Bildqualität. Mehr dazu erfährst du in unserem Leitfaden für die perfekten Objektfotos.
Sprache
Gerade, wenn du häufiger internationale Gäste hast, ist die Sprachbarriere ein wichtiger Aspekt. Achte darauf, alle schriftlich vermittelten Information – von der Objektbeschreibung bis hin zur Gästemappe – nicht nur auf Deutsch, sondern mindestens auch auf Englisch und idealerweise in weiteren Sprachen bereitzustellen. Das geht ganz einfach mit Online-Übersetzungstools wie DeepL oder Google Übersetzer. Optimal ist es, wenn du Gäste aus dem Ausland auch in deren Muttersprache begrüßt. Ein paar freundliche Worte auswendig zu lernen, reicht vollkommen für einen positiven ersten Eindruck aus. Dies zeigt Wertschätzung und Ihr Bemühen, eine gute Verbindung zu deinen Gästen aufzubauen. Mehr Tipps für den Umgang mit internationalen Gästen findest du hier.
Bereitstellung von Informationen vor der Anreise
Haben sich deine Gäste erst einmal für deine Unterkunft entschieden, ist es wichtig, dass sie rechtzeitig alle relevanten Informationen erhalten. So bleiben keine Fragen bezüglich des geplanten Aufenthalts offen und die Gäste können sich darauf freuen. Bist du bei atraveo by e-domizil registriert, musst du dir um diesen Punkt keine Gedanken machen: Du hinterlegst die Anreiseinformationen zu deiner Unterkunft im Vermieterbereich und wir lassen diese deinen Gästen rechtzeitig zukommen. Achte darauf, dass die hinterlegten Infos gut verständlich und stets aktuell sind. Eine klare Wegbeschreibung sowie sonstige Hinweise helfen dabei, eine reibungslose Anreise zu garantieren.
Empfang der Gäste
Der erste Eindruck zählt - daher ist der Empfang besonders wichtig. Zu einer optimalen Vorbereitung gehört selbstverständlich, dass du dir die Namen deiner Gäste einprägst. Begrüße deine Gäste persönlich, wenn möglich. „Face to face“ kannst du am besten auf Fragen eingehen und, falls nötig, Einzelheiten der Unterkunft zeigen oder erklären. Falls du selbst nicht vor Ort sein kannst, stelle sicher, dass der Check-in auch ohne dich problemlos abläuft. Schicke eine Vertretung, auf die du dich verlassen kannst, oder gleise eine kontaktlose Schlüsselübergabe ein – besonders in diesem Fall ist die Übermittlung von Informationen an die Gäste vor Anreise wichtig.
Dein Auftreten
Ein professionelles Auftreten und ein gepflegtes Äußeres schaffen Vertrauen und zeigen, dass du deine Rolle als Gastgeber ernst nimmst. Trete deinen Gästen stets auf Augenhöhe entgegen und bemühe dich jederzeit um einen höflichen Ton, auch dann noch, falls deine Gäste etwas zu kritisieren haben oder eine Meinungsverschiedenheit entsteht. Nicht umsonst heißt es schließlich „Der Gast ist König“!
Bereitstellung von Infomaterial in der Unterkunft
Bereite eine Gästemappe vor, die alle Infos enthält, die für den Aufenthalt der Gäste relevant sind. In jedem Fall solltest du deine Kontaktdaten sowie Notfallkontakte angeben. Gäste erwarten eine schnelle und zuverlässige Kommunikation während des Urlaubs. Stelle daher sicher, dass deine Kontaktdaten gut sichtbar hinterlegt und stets auf dem neuesten Stand sind.
Überlege dir, was darüber hinaus für deine Gäste interessant sein könnte, zum Beispiel zusätzliche Informationen über die Unterkunft, die Umgebung, Tipps für lokale Restaurants oder Sehenswürdigkeiten. Nutze dein, um deinen Gästen wertvolle Einblicke und Empfehlungen zu geben – sie werden es dir danken. Denke daran, auch den WLAN-Zugang klar sichtbar zu platzieren. Falls notwendig, stelle auch Bedienungsanleitungen zu Geräten in der Unterkunft zur Verfügung. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, eine Hausordnung zu erstellen, die du gemeinsam mit der Gästemappe in der Unterkunft hinterlegst. Verweise in diesem Fall am besten bereits beim Empfang der Gäste mündlich auf die Hausregeln.
Transparenz und klare Informationen
Eine ehrliche und offene Kommunikation ist entscheidend für eine positive Erfahrung in Ferienunterkünften. Gebe deinen Gästen stets wahrheitsgemäße und klare Informationen über die Unterkunft sowie deren Ausstattung, die Lage und eventuelle Besonderheiten. Die Realität sollte den Erwartungen des Gastes entsprechen, die durch die Objektpräsentation geschaffen wurden, oder diese bestenfalls durch kleine positive Überraschungen sogar übertreffen. Gebe klare Anweisungen zum Check-in, zur Nutzung von Annehmlichkeiten und zur Abreise. Du solltest stets verfügbar sein, um Fragen zu beantworten und Ratschläge zu geben.
Feedback einholen und darauf reagieren
Frage deine Gäste vor Abreise, ob ihnen der Urlaub in deiner Unterkunft gefallen hat und ermutige sie, Feedback zu geben, sei es Lob oder konstruktive Kritik. Nehme dir Zeit, um die Rückmeldungen zu bewerten und entsprechend darauf zu reagieren. Dies zeigt deinen Gästen, dass ihre Meinung ernstgenommen wird. Außerdem lernst du so aus eventuellen Fehlern und kannst dich verbessern.
Fazit
Die Kommunikation mit deinen Gästen ist von zentraler Bedeutung für deinen Erfolg. Von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Abreise ist es wichtig, transparent, erreichbar und persönlich zu sein. Durch eine sorgfältige Planung und Vorbereitung kannst du sicherstellen, dass deine Gäste sich willkommen fühlen und deinen Aufenthalt in vollen Zügen genießen. Indem du auf ihre Bedürfnisse eingest, lokale Empfehlungen gibst und eine offene Feedbackkultur förderst, kannst du eine positive Erfahrung für deine Gäste schaffen und somit erfolgreich vermieten.
